Vorschlag der Verwaltung:

„Die Maßnahme ,Ausbau und Sanierung des Dachgeschosses im Altbau des Rathauses´ wird in ihrer Maßnahme beschlossen. Weiterhin wird die Verwaltung beauftragt, auf Basis des vorgestellten Entwurfes den entsprechenden Bauantrag zu stellen.“

In der Sitzung des Infrastrukturausschusses vom 18.02.2021 (Punkt 5 der Niederschrift) wurde durch das Architekturbüro Altefrohne Planungsgesellschaft mbH aus Warendorf eine Entwurfsplanung für den Ausbau des Dachgeschosses im Altbau des Rathauses vorgestellt. Durch den Ausbau sollen 3 weitere Büroräume entstehen.

Eine Beschlussfassung über die vorgestellte Maßnahme wurde seinerzeit zurückgestellt, da zunächst noch Bedarf für eine Beratung innerhalb der Fraktion gesehen wurde. Gleichzeitig sollten noch weitere Details des Brandschutzes aufgearbeitet werden.

Zwischenzeitlich ist das Büro W+W Sachverständige und Ingenieure für Brandschutz GmbH aus Everswinkel mit der Erstellung eines Brandschutzkonzeptes beauftragt worden. Die entsprechenden Erkenntnisse hieraus wurden in der Sitzung des Infrastrukturausschusses am 01.06.2021 (Punkt 2 der Niederschrift) vorgestellt. Laut Brandschutzkonzept sind keine über die vorgestellte Entwurfsplanung hinausgehenden Maßnahmen bzgl. des Brandschutzes notwendig.

Der Durchführungsbeschluss wurde am 01.06.2021 zurückgestellt, da zunächst geklärt werden sollte, ob die Büroräume vor dem Hintergrund einer zunehmenden Zahl von Personen im Homeoffice überhaupt nötig seien. Andere Unternehmen würden bereits mit einer Büroanzahl von 0,8 pro Mitarbeiter planen.

Die Quote Büro je Mitarbeiter beträgt aktuell im Hauptamt 0,73, in der Kämmerei 0,75, im Bauverwaltungsamt 0,8 und im Sozialamt 0,89. Schon die jetzt bestehenden Doppelbesetzungen bringen in der täglichen Arbeit immer wieder Unannehmlichkeiten im Publikumsverkehr, z.B. bei den häufig sensiblen Aufgabenstellungen im Sozialamt oder auch bei Fragen zur Gräberverwaltung.

Zum Homeoffice: Einige Kollegen und Kolleginnen nutzen seit Beginn der Pandemie temporär diese Alternative. Die Praxis zeigt allerdings, dass die interne Abstimmung darunter leidet, von Kunden spontan gewünschte persönliche Rücksprachen nicht möglich sind und Recherchearbeit oft „stecken bleibt“, weil ältere Vorgänge nur aus Akten nachvollzogen werden können.

Die Bürokapazitäten sind also schon jetzt sehr beengt. Für weitere Mitarbeiter in der Kämmerei und der Bauverwaltung laufen aktuell die Stellenausschreibungen. Vor diesem Hintergrund ist der Ausbau des Dachgeschosses nunmehr dringend notwendig.

Zuständig für die Entscheidung ist grundsätzlich der Infrastrukturausschuss. Da dieser erst im September zu seiner nächsten Sitzung zusammenkommt, soll die Entscheidung im Rat getroffen werden.