Vorschlag der Verwaltung:

„Die 1. Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und Ausschüsse der Stadt Sassenberg wird wie in der Anlage      dargestellt beschlossen.“

Nach § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Sassenberg vom 01.07.2014 ist Folgendes festgelegt:

Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder. Für die Mitglieder des Rates ist ein Ratsinformationssystem im Internetangebot der Stadt Sassenberg eingerichtet. In diesem System wird die Einladung am Tage des Versandes eingestellt. Ein Ratsmitglied kann durch schriftliche Erklärung auf die Zusendung einer Einladung verzichten. Das Ratsmitglied verpflichtet sich damit, die entsprechenden Informationen aus dem Ratsinformationssystem herunterzuladen. Diese Ratsmitglieder werden über die Einstellung von Einladungen, Vorlagen und Niederschriften ins Ratsinformationssystem per E-Mail informiert. Bei Ausfall des Ratsinformationssystems werden die genannten Unterlagen ersatzweise schriftlich zugestellt.

Bezüglich der Niederschriften ist in § 24 Abs. 4 der Geschäftsordnung festgelegt:

... Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern in der Form zuzuleiten bzw. zur Verfügung zu stellen, wie die Einladung erfolgt ist.

Zahlreiche Kommunen unterschiedlicher Größenordnung gehen dazu über, die Arbeit der Räte und Ausschüsse im Bereich der Sitzungsunterlagen (Einladungen, Drucksachen, Niederschriften) umzustellen. Anstelle der zuvor gebräuchlichen Papierunterlagen werden die Dokumente alternativ oder ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die elektronischen Unterlagen werden dann seitens der Mandatsträger eigenständig abgerufen.

Bereits seit 2004 wird bei der Stadt Sassenberg die Sitzungsdienstsoftware „Session“ der Firma Somacos eingesetzt. Seit Dezember 2008 erfolgt der Einsatz des Rats- und Bürgerinformationssystems „SessionNet“ der Firma Somacos. Seit diesem Zeitpunkt können Bürger und Ratsmitglieder Einladungen und Unterlagen zu den Sitzungen sowie Niederschrift digital über die Homepage der Stadt Sassenberg abrufen. Für Rats- und Ausschussmitglieder ist über einen Passwort geschützten und personalisierten Zugang der Abruf nichtöffentlicher Sitzungsunterlagen sowie der nichtöffentlichen Teile der Niederschriften möglich.

Ziel der Verwaltung ist es, wie auch mehrfach von Ratsmitgliedern angeregt, eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Mandatsträger zu schaffen. Vorteile des Ratsinformationssystems sind eine schnelle Einsichtnahme in aktuelle und alte Sitzungsunterlagen, die Minimierung des persönlichen Archivierungsaufwands und der direkte Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung.

Diese Vorteile nutzen bereits neun Ratsmitglieder und einige Ausschussmitglieder. Die Erfahrungen sind nach einigen Anfangsschwierigkeiten durchweg positiv.

Der Sitzungssaal des Rathauses wurde zwischenzeitlich mit einem WLAN ausgestattet, so dass ein direkter Zugriff während der Sitzung auf die Sitzungsunterlagen möglich ist.

Mit einer digitalen Bereitstellung der Einladungen, Sitzungsunterlagen und Niederschriften im Ratsinformationssystem können u. a. die personellen Ressourcen effizienter eingesetzt werden.

Unabhängig von der Erstellung der Einladungen, Vorlagen und Niederschriften ist alleine für die Erstellung von Kopien, die Vorbereitung des Versandes und die differenzierte Zuleitung der Unterlagen im schriftlichen Verfahren an die Rats- und Ausschussmitglieder mit einem Zeitaufwand von ca. vier Stunden je Sitzung verbunden. Bei durchschnittlich 30 Sitzungen pro Jahr würden hier freie Personalressourcen in Höhe von 120 Stunden jährlich als Minimum entstehen. Der Kostenaufwand hierfür wäre mit rd. 4.200,00 € zu beziffern. Hinzu kämen die Kosten für Kopien und Versand, die mit rd. 2.300,00 € jährlich zu beziffern sind. Bei einem jährlichen Gesamtaufwand von 6.500,00 € ergäben sich über eine gesamte Wahlperiode von fünf Jahren Einsparungen in Höhe von rd. 32.500,00 €.

Durch die Gemeindeordnung ist nicht geregelt, in welcher Form der Rat einzuberufen ist. Nach § 47 Abs. 2 Satz 1 GO NRW ist eine Regelung in der Geschäftsordnung zu treffen.

Mit der Bereitstellung der Unterlagen im Ratsinformationssystem und einer elektronischen Information der Rats- und Ausschussmitglieder über die jeweilige Bereitstellung der Unterlagen ist aus Sicht der Verwaltung den gesetzlichen Ansprüchen Genüge getan.

Da aus Gründen der Authenzität und der Archivierung grundsätzlich eine Papierfassung erstellt werden muss, ist es ohne großen Aufwand möglich, den Ratsmitgliedern eine digitalisierte Fassung der Einladungen, Sitzungsunterlagen und Niederschriften zur Verfügung zu stellen. Damit wäre ein Zwischenschritt bis hin zur kompletten Digitalisierung eingeschoben.

Aufgrund der oben beschriebenen Vorteile sollte die Geschäftsordnung, wie in der Anlage dargestellt, geändert werden.

Zuständig für die Entscheidung ist der Rat.