Mit sechs Ja-Stimmen und fünf Nein-Stimmen unterbreitet der Ausschuss dem Rat folgenden Beschlussvorschlag:

 

„Die 1. Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und Ausschüsse der Stadt Sassenberg wird gemäß der Anlage 7 zu dieser Niederschrift beschlossen.“

Die Verwaltung spricht anhand der Vorlage vom 26.01.2017 die vorgesehen Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse an. Hierbei geht es um die Form der Einladungen zu Sitzungen des Rates und der Ausschüsse sowie den Versand der Niederschriften. Zunächst weist die Verwaltung auf die derzeitigen Regelungen gemäß Geschäftsordnung hin, wonach die Bereitstellung von Einladungen, Vorlagen und Niederschriften für Sitzungen des Rates und der Ausschüsse grundsätzlich durch Übersendung einer Papierform erfolge. Von der alternativen Möglichkeit, auf die entsprechende Zusendung der Unterlagen zu verzichten und diese nur über das eingerichtete Ratsinformationssystem zu erhalten, hätten lediglich neun Ratsmitglieder Gebracht gemacht.

 

Mit dieser unterschiedlichen Umgehensweise sei in der Verwaltung ein erheblicher Personal- und Sachkostenaufwand verbunden. Mit dem vorgesehenen E-Mail-Versand und dem Wegfall der Übersendung der Unterlagen in Papierform könnten seitens der Verwaltung nicht nur Kosten eingespart werden, die weiter von der Verwaltung beziffert werden. Ebenso könnten die personellen Ressourcen effizienter eingesetzt werden. Wünschenswert wäre eigentlich eine ausschließliche Bereitstellung der Unterlagen im Ratsinformationssystem. Jedoch wäre der vorgesehene E-Mail-Versand ein akzeptabler Zwischenschritt zu dem auch mehrfach von Ratsmitgliedern angeregten Ziel, eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Mandatsträger zu schaffen.

 

Zu der vorgeschlagenen Änderung der Geschäftsordnung äußern sich sodann einzelne Ausschussmitglieder. Am. Westbrink sieht die vorgesehene Änderung positiv und verweist auf den damaligen Antrag seiner Fraktion zur ausschließlichen digitalen Bereitstellung von Rats- und Ausschussunterlagen. Am. Sökeland und Am. Heseker sehen die Regelungen, wie sie derzeit bestehen, positiv. Diese sollten beibehalten werden.